输入特定字符串的八大技巧

在编辑word文档时我们常常需要输入一些特定的字符串如单位名称,为了保持这些字符的一致性同时也为了提高输入的效率,有什么办法可以快速操作实现吗?今天小编就来给大家分享下输入特定字符串的八大技巧.

一、自动更正法

执行“工具→自动更正选项”命令,打开“自动更正”对话框（如图1）,切换到“自动更正”标签下（通常是默认标签）在“替换”下面的方框中输入一个便于理解的字母组合（如“yjgs”）,在“替换为”下面的方框中输入“某省某市第一建筑安装工程公司”,按“确定”按钮返回.

以后在需要输入这一文本处,只要输入字母组合“yjgs”及后续文本,系统会自动将其转换为对应的字符——某省某市第一建筑安装工程公司.

注意：①如果需要添加多个自动更正项目,只要在上述对话框中按“添加”按钮,再重复上述操作就可以了.②如果文档中确实需要输入字母组合“yjgs”,可以先输入字母组合“yjgss”及后续文本,然后再返回来将最后一个字母“s”删除就行了.③在Word中定义的自动更正项目,在Office其它组件（如Excel等）中,同时起作用.

二、自动图文集法

先将需要的字符输入到文档中,然后选中这些字符,执行“插入→自动图文集→新建”命令（或者按“Alt+F3”组合键）,打开“创建‘自动图文集’”对话框（如图2）,输入一个名称（如“yjgs”等）,确定返回.

以后需要输入上述字符时,只要执行“插入→自动图文集→正文→yjgs”即可.

注意：定义好自动图文集后,在文档中输入自动图文集的名称（yjgs）,然后按下“Enter”键,即可快速将定义好的字符输入到文档中.

三、宏

启动Word,按Alt+F11组合键进入Visual Basic编辑状态（如图3）.

执行“插入模块”命令,插入一个模块（模块1）,双击插入的模块进入模块代码书写状态,将下述代码输入其中：

Sub 特定字符()

Selection.TypeText Text:="某省某市第一建筑安装工程公司"

End Sub

输入完成后,关闭Visual Basic编辑窗口返回.

今后需要输入上述特定的字符时,只要运行一下上述宏就行了.

注意：如果经常要运行某个宏,可以在工具栏上为其制作一个激活按钮.

四、自定义词组法

启动Word（也可以是其它字表处理软件）,打开自己常用的输入法（如“快乐五笔”等）,在状态条上右击鼠标,在随后弹出的快捷菜单中,选择“手工造词”选项,打开“手工造词”对话框（如图4）,在“词语”后面的方框中输入字符——某省某市第一建筑安装工程公司,在“外码”后面的方框中输入“yjgs”（也可以采用系统给出的外码）,按“添加”和“关闭”按钮返回.

以后需要输入这一字符时,只要输入字母组合“jygs”即可.

注意：显然对于能够输入中文字符的地方,这一方法都是可行的.

上述三种方法,一次定义,适用于多个Word,收到了一劳永逸的效果.但是,如果在某篇文档中临时需要输入某些特定的字符,那又该如何呢?请接着往下看.

五、一次替换法

如果一篇文档中,多处输入一条特定的字符,可以这样操作：先在需要输入特定字符处输入某个特殊字母（我用的是五笔输入法,所以通常用字母“z”）,待文章全部录入完成后,执行“编辑→替换”命令（或按“Ctrl+H”组合键）,打开“查找和替换”对话框（如图5）,在“查找内容”后面的方框中输入字母“z”（默认

注意：①采用这种方法,对于输入特殊符号（如※）非常方便,可以大大减少反复切换键盘或输入法的次数.②如果先将一幅图片插入到文档中,选中图片,执行一下“复制（剪切）”操作,然后再打开“查找和替换”对话框,在“查找内容”后面的方框中输入字母“z”,在“替换为”后面的方框中输入“^c”（“c”一定要是小写格式）,按“全部替换”按钮,系统即可快速将文档中的字母“z”替换为上述图片.

六、剪贴板法

在一篇文档中,临时需要多次输入多条特定字符时,可以这样操作：执行“视图→任务窗格”命令,展开“任务窗格”工具栏,按工具栏右上角的下拉按钮,在随后出现的下拉菜单中,选择“剪贴板”选项,进一步展开“剪贴板”工具栏（如图6）.再将多条特定字符一次性输入一遍,分别对上述特定字符作“复制”操作,将其一一复制到剪贴板中（参见图5）.

以后将光标定在需要输入某条特定字符处,双击“剪贴板”上相应的词条即可.

注意：①Word2003的剪贴板可以同时容纳24条内容,如果超过24条后,仍然执行复制操作,则随着后续内容的添加,前面的内容会依次被清除.②在Word“剪粘板”打开的情况下,在其它应用程序中所作的复制操作内容,也可以被保存在Word的“剪贴板”中.③如果不需要这些词条,只要点击工具栏上的“全部清空”按钮即可（也可以有选择性地清除）.

七、定义书签法

将需要的特定字符（如“比上年同期增长128%”等）输入到Word文档中,然后选中这一特定字符,执行“插入→书签”命令,打开“书签”对话框（如图7）,输入一个便于理解的名称（如“zzbl”）,然后依次按“添加”、“取消”按钮返回.

以后需要输入该词条时,请执行“插入→引用→交叉引用”命令,打开“交叉引用”对话框（如图8）,按“引用类型”右侧的下拉按钮,在随后出现的下拉列表中,选择“书

注意；如果对定义的书签内容进行了修改（如“比上年同期增长127.5%”）,只要按“Ctrl+A”组合键选中全文,再按一下F9功能键,后面引用的内容会一次性作出相应的更改,准确、方便、高效！

八、选择性粘贴法

将需要的特定字符（如“比上年同期增长128%”等）输入到Word文档中,然后选中这一特定字符,执行“复制”操作,再将光标定在需要再次输入此词条的位置上,执行“编辑→选择性粘贴”命令,打开“选择性粘贴”对话框（如图9）,选中其中的“粘贴为链接”选项（其它选项不需要更改）,确定返回就行了.

注意：①重复进行“选择性粘贴”可以将上述词条插入到文档多处.②此时,如果修改了最初的词条内容（如“比上年同期增长127.5%”）,则后续词条随之更新.

以上就是今天给大家分享的关于输入特定字符串的八大技巧,有需要的小伙伴们可以根据以上步骤进行操作,如果需要pdf转word可以使用福昕pdf转换器.

文档自动备份

PDF转换器教程