如何巧妙的使用word文档中的格式与样式

相信好多朋友都见到过Word的“样式与格式”功能,如图1所示.但是,大多数朋友可能还是更习惯于使用格式刷来批量设置文本格式,每次询问他们时,都会得到“Word的默认样式太简陋,也不及格式刷用起来方便 ……”这样的答复.

其实,这都是由于大家对Word样式的功能了解不深所致.所以,今天给大家介绍一下这个“样式与格式”在长篇文档的排版里究竟有什么妙用?

好处一：快速同步同级标题的格式

好多朋友都对编排长篇文档比较犯怵,原因大体有两个,首先是手工在长篇文档中查找同级标题并设置好标题格式,本身就是个麻烦的事情.

试想要在几十页、上百页的文件里找出所有同级标题来,恐怕没有几十分钟是下不来的.甚者,如果文件排好后交到领导手里,领导却让我们将某一级别的标题字体再换一换,那么刚才那份“折磨”恐怕又得重来一次了,整体效率很低.

其实,如果我们事先使用了“格式与样式”功能,这些问题就能轻松地迎刃而解了.

一、快速套用现有标题样式

1、编辑完成后套用样式

这种方法非常类似于平时的格式刷使用,需要先将标题选中,然后再点击“样式与格式”窗格中的相应样式即可.虽然设置好样式后可以方便地快速修改同级标题格式,但要将所有同级标题从偌大的文章中找出也要花费大量的时间.那么下面要介绍的第二种方法就显得实用多了.

2、编写文件时套用样式

这种方法可以让我们一边编写文件一边设置样式,为了加快操作效率,可以给每个样式设置一个快捷键

1） 点击“样式与格式”窗格中第一个样式后面的菜单按钮,执行“修改”命令,如图2位置1

2） 然后在弹出的“修改样式”窗口中点击“格式”按钮→“快捷键”命令,如图2位置2

3） 将鼠标定位于“请按新快捷键”一栏,为它设置一个快捷键后点击“指定”按钮即可,如图2位置3

4） 以此类推,为其他样式也设置好相应的快捷键

而这时,我们就可以在每录完一个标题后,按下快捷键快速设置该标题的样式了.

二、快速修改同级标题样式

不过,刚才使用的还都是Word默认的一种比较简陋的样式,如果我们对标题格式有着特殊的要求,其实也是可以自定义样式并同步更新的.

1、手动更新同级标题

首先,按照自己的要求对标题设置一个新格式,然后再点击它所属样式的菜单钮（如图2位置1）,执行“更新以匹配选择”命令.此时您便会发现,文档中所有使用了该样式的标题（同级标题）会马上同步换成新样式.如图3所示

2、自动更新同级标题

而如果您觉得每次都这样手动更新太麻烦的话,Word还支持一个自动更新样式的功能,用起来更加方便.

同样,先点击样式窗格中一个样式的菜单钮,执行“修改”命令.然后,在弹出的如图4所示“修改样式”窗口中勾选“自动更新”一项,点击“确定”按钮.

这时,当我们对这个级别的标题进行格式修改时,无须点击“更新以匹配选择”即可以马上将样式同步到其他标题上,操作更加方便.

好处二：快速在文档中定位

Word的样式功能除了能够快速同步标题格式以外,还能借助“文档结构图”功能帮助我们在文档中迅速定位.

使用方法很简单,只要点击“视图”菜单→“文档结构图”命令,那么一个类似于文章目录的窗口便出现在了画面左侧,如图5所示.点击其中的标题即可快速跳转到相应的内容区,就像使用Web导航页面一样方便.

好处三.：方便生成文档目录

不过,上例的文档结构图只能在使用电脑浏览文件时方可生效,如果想让打印出来的文件也能快速查找,恐怕就只能借助于文档目录了.值得庆幸的是,如果在Word中设置了样式以后,繁琐的目录制作过程就会变得非常轻松.

一、快速建立目录

1、点击“插入”菜单→“插入目录”命令,弹出“目录”窗口

2、确保窗口中“格式”一栏选择为“来自模板”,然后点击“确定”按钮

3、此时,文章的开头便会自动生成一个目录,如图6所示.而且值得一提的是,这个目录除了能够直接打印出来以外,还能在通过电脑浏览文件时,用Ctrl键 + 相关目录项 来实现内容的快速跳转,效果类似于上面介绍的“文档结构图”.

不过,可能我们也会不满意Word所默认的目录级别,这时可以由我们自已定义.点击“工具”菜单→“插入目录”命令,在如图7所示的“目录”窗口中选择好新的级别,然后点击“确定”按钮即可更新整个目录了.

【小提示】 有些朋友在自己的电脑上可能找不到“插入目录”这个命令,这一般

是由于用户没有默认安装此功能所致,此时可以点击“视图”菜单→“工具栏→自定义”命令,在弹出的窗口中再选中“插入”类别,然后从右侧窗格中找到“插入目录”菜单项,将其手动拖拽到“插入”菜单中即可.如图8所示

二、快速更新目录

随着编辑的深入,有时我们可以会对文章添加或删除一些段落,这样就可能导致目录的页码与实际位置不符,此时就要利用Word的目录更新功能了.使用方法很简单,只要先将鼠标定位于目录之中,然后右击并执行“更新域”命令,再

以上就是今天给大家分享的关于如何巧妙的使用word文档中的格式与样式的操作方法,有需要的小伙伴们可以根据以上步骤进行操作,如果需要Excel转pdf可以使用福昕pdf转换器.

PDF转Excel在线

云文件收集存储